domingo, 1 de julio de 2012
martes, 15 de mayo de 2012
Elaborar un ensayo crítico sobre el tema, para entregar el miercoles 30 de Mayo es para el 3er.parcial, debe de reunir todos los requisitos establecidos, en computadora, para los grupos 208 entragar el jueves 31 de Mayo y el grupo 208 el miercoles 30 de Mayo. Tercer parcial
SISTEMAS
DE GESTIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
Dr. EDUARDO
PEIS REDONDO
Facultad de Biblioteconomía y Documentación
Universidad de Granada
INTRODUCCIÓN:
EL IMPACTO TECNOLÓGICO SOBRE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS.
En la página introductoria de la Pittsburgh Electronic Records Project
Homepage, se afirmaba que durante el año 2000 más del 75% de las
transacciones de las oficinas federales estadounidenses se realizaron de forma
exclusivamente electrónica (PERP, 2001).
A pesar de lo
reiteradamente vaticinado, el papel sigue (y seguirá) existiendo, pero cada vez
es mayor el volumen de actividades que se desarrollan en la red. La red
funciona no sólo como un entramado digital para la difusión informativa, sino
que constituye un "espacio" en el que nos comunicamos, enseñamos,
jugamos, trabajamos, etc. Sobre este "espacio" se hacen negocios de
gran volumen, los gobiernos reciben y proporcionan información a los ciudadanos,
los centros de formación imparten sus enseñanzas y se relacionan con los
estudiantes, etc.
Todas estas
actividades, que en su gran mayoría no siguen los cánones burocráticos
tradicionales, producen "documentos" que pueden ser reflejo de un
instante, que pueden ser un conjunto de muchos documentos multimedia (¿puede
ser un documento la "navegación" desarrollada en un momento
determinado, buscando algo concreto?), que son modificables, que no tienen
consistencia física (¿es el documento lo que vemos en pantalla o
"salvamos" en el disco?).
Como en cualquier
actividad humana, es necesario mantener testimonio de la ocurrencia de muchas
de estas acciones que, por otra parte, no se materializan en un soporte
físicamente tangible: ¿es necesario hacer "registro" de la comunicación
electrónica de la resolución de una convocatoria de plazas de profesorado?, ¿es
importante conservar testimonio de los intercambios de información corporativa
mediante el correo electrónico?.
La información corporativa ha
cambiado desde las cartas y memorandums en papel a mensajes de correo electrónico.
Los informes, libros, folletos y publicaciones de las oficinas gubernamentales
probablemente son ahora accesibles a través de websites. Una carpeta de
archivos en un directorio compartido en la intranet de un organismo reemplaza
al fichero de correspondencia y sistemas de bases de datos relacionales
sustituyen a formularios y ficheros de expedientes.
La información digital que
conforma dichos mensajes de correo electrónico, sistemas de gestión de bases de
datos, websites y otros sistemas de información tiene importancia más allá de
las inmediatas necesidades de la organización que la crea y la mantiene. El
cómo esta información sea creada, usada y comunicada en el curso de una
transacción orgánica, proporciona testimonio muy útil (esencial) -un registro-
de las actividades pasadas de dicho organismo. Por razones administrativas,
legales, financieras, de responsabilidad en la gestión y culturales, estos
registros son valiosos para el organismo, la administración como un todo y toda
la comunidad.
En definitiva, la denominada "revolución de la información
electrónica" (Bearman, 1992) ha cambiado radicalmente la forma en que
trabajan la mayoría de las organizaciones. Los beneficios de los sistemas de
información electrónica, como la mejora de la recuperación de información, la
rapidez y el abaratamiento de la comunicación y la posibilidad de reusar la
información, han cambiado la naturaleza de los métodos de trabajo en las
organizaciones y si cambian los métodos de trabajo cambia el producto: el
documento.
Respecto a la modificación
de los métodos de trabajo, un aspecto a tener en cuenta es lo que Dollar (1992)
denominó la “instantaneidad” que puede producir la tecnología de la
información. Para él, la “instantaneidad” constriñe nuestro sentido del tiempo
y la secuencia ordenada de acciones, de tal modo que los procesos entre la
preparación y la conclusión de una actividad se condensan en el ámbito de una
única acción. El hecho de que gran parte del proceso sea automatizado, sin
intervención humana, refuerza la sensación de “instantaneidad” (Dollar, 1992,
p. 43).
Un segundo factor de transformación del método de trabajo es el hecho
de hasta qué punto la tecnología de la información ha ayudado a promover la
descentralización organizativa. La descentralización promueve la colaboración y
la difusión de la información sin límites de tiempo o espacio. Es lo que se ha
denominado “espacio virtual de trabajo común” (Zuboff, 1988).
Por otra parte, la
tecnología de la información proporciona al trabajador que opera en una
estructura de tipo jerárquico la posibilidad de comunicarse horizontalmente,
fuera de los canales “normales”, y de desarrollar una actividad o cooperar sin
la intervención de una autoridad jerárquicamente superior (Zuboff, 1988). Los
actuales procedimientos archivísticos no se prestan fácilmente a la transmisión
horizontal de documentos electrónicos (Dollar, 1992).
Es más, estas
modificaciones implican la transformación, tanto de las relaciones entre el
proveedor y el usuario del servicio, como de los recursos de información que
están en el corazón de esta asociación (Kesner, 1998, p. 76). Los ficheros de
datos, en sí mismos dejan de ser estáticos (algunos son creados “a demanda”,
basándose en las necesidades de los usuarios o los proveedores de servicios).
Con relación a los productos, la
cantidad y variedad morfológica de documentos disponibles aumenta constantemente.
Las cuestiones sobre qué debe ser considerado un “documento”, se están
planteando desde hace años. La respuesta es sumamente importante para concretar
el impacto sobre los sistemas de gestión de archivos.
Para Schamber (1996, p. 669) un
documento electrónico tiene una serie de características que lo diferencian del
tradicional: es fácilmente manipulable, enlazable interna y externamente,
rápidamente transformable, intrínsecamente localizable, instantáneamente
transportable e infinitamente replicable.
El documento electrónico no es
una entidad física inerte, con la estructura lógica y las relaciones físicas
interdependientes, como sucede con el documento tradicional. Las relaciones
físicas y lógicas del documento electrónico pueden ser separadas y conservadas
de modo recíprocamente independiente.
De hecho, el documento
electrónico consta de una serie de señales digitales y, por lo tanto, tiene pocos
o ninguno de los atributos físicos del documento tradicional. Los atributos
físicos del documento electrónico, que incluirían la forma o el tipo de
material cuando es visualizado en pantalla o impreso, son en gran medida una
función del software y están separados del contenido informativo o del
contexto del documento.
Las relaciones lógicas de un
documento dependen de los atributos físicos y de otra información contextual
que genera el software (Dollar, 1992).
Todo esto, naturalmente, debe
representar cambios fundamentales para los profesionales de los archivos y la
gestión de documentos: nuevas prácticas de comunicación y nuevas formas de
documentos, con características poco definidas; y la transformación del
entorno relativamente estable de las organizaciones burocráticas y su reemplazo
por un tipo de estructura organizativa apenas esbozada en estos momentos.
LAS CONSECUENCIAS.
El escenario dibujado
anteriormente, naturalmente, no ha pasado inadvertido para los profesionales de
los archivos y de la gestión de documentos. Durante las dos últimas décadas
los archiveros se han enfrentado a los cambios que representa la tecnología electrónica.
Los primeros autores que
abordaron el tema, ciñendo el análisis al producto, creyeron que los archiveros
podrían aplicar la teoría y la práctica archivística tradicionales a los
documentos en formato electrónico.
El impacto conceptual.
La diferencia esencial entre
registros electrónicos y registros papel es que los primeros son únicamente
cosas lógicas, mientras que los registros papel son normalmente concebidos
como cosas físicas. Las cosas lógicas están asociadas entre ellas mediante
relaciones formales, definidas y lógicas, mientras que las propiedades de las
cosas físicas están asociadas entre ellas como objetos materiales con
localizaciones, adheridos y marcas concretas. Los métodos archivísticos y de
gestión de documentos han sido desarrollados para manejar cosas físicas, lo que
los ha limitado, y en algunos casos, simplificado. Las teorías archivísticas
han sido desarrolladas para validar estas prácticas y, por lo tanto, están
basadas en los supuestos inherentes a la gestión de las cosas físicas. Como
consecuencia, los archiveros han elevado las respuestas pragmáticas a la
naturaleza de las cosas físicas al nivel de ideología (Bearman, 1996).
La teoría y la
práctica archivísticas se han fundamentado sobre los principios de orden
original y de procedencia: la organización tradicional de los documentos de
archivo en series debe mantenerse sin modificar desde la forma en que los
creadores de registros lo hicieron. La importancia teórica de este presupuesto
deriva de que el orden en que los sistemas de archivo retenían los registros
físicos, condicionaba cómo podrían usarse en la oficina de origen y, por lo
tanto, proporcionaban evidencia del desarrollo de los procesos administrativos
que los crearon.
La organización y la descripción archivísticas tradicionalmente están
centradas en conservar el contexto de los documentos y facilitar el acceso. Los
archiveros distinguen entre organización física e intelectual. El primero forma
una secuencia de grupos de fondos que es reflejado topográficamente. A pesar de
que el ordenamiento físico facilita la recuperación, la mayoría de los
archiveros, probablemente, estén de acuerdo con que es mucho más significativa
la organización intelectual, ya que crea la conexión y la relación lógica entre
documentos y fondos divididos.
La ordenación física de los documentos electrónicos es de escasa
importancia, tanto para la conservación de datos relativos al contexto como
para la recuperación de dicho documento. La organización intelectual o lógica,
sin embargo, es absolutamente necesaria para la comprensión del documento
electrónico y para la conservación de su contexto y su accesibilidad (Dollar,
1992).
En el contexto
electrónico los métodos por los cuales la oficina creadora puede usar los
registros no son un reflejo del almacenamiento físico, sino que son
establecidos por las capacidades de los entornos software en los que se usan
los registros. Estas funcionalidades software es probable que cambien con el
tiempo. Las formas en que los registros son “archivados” dependen de los
cometidos (o falta de cometidos) de los valores de los datos o de las
conexiones estructurales definidas en las arquitecturas software.
La respuesta
práctica para proporcionar control intelectual sobre grandes volúmenes de
registros accesibles, en sistemas de gestión de documentos papel ha sido
desarrollar la descripción colectiva jerárquica de agregados documentales.
Normalmente, los archiveros describen los registros una vez que han ingresado.
Esto significa que ciertas cosas sobre los documentos tan sólo pueden conocerse
a un nivel colectivo (procedencia, organización y localización física).
Los sistemas de
acceso a los documentos de archivo, normalmente están basados sobre la oferta
(Michelson y Rothenberg, 1992). No obstante, en la actualidad, los usuarios de
los archivos ya no se contentan con examinar los instrumentos de descripción
tradicionales, para “ver” si encuentran (o no) lo que buscan, desean obtener de
manera eficiente la información pertinente en el momento de la búsqueda.
Una opción es la
descripción a nivel de unidad. Sin embargo, la descripción a nivel de unidad no
ha sido una práctica regular de la profesión archivística debido a los gastos
de “capturar” los datos necesarios en un contexto papel, no a que los
archiveros no consideren esos datos valiosos para los investigadores (Bearman,
1996). Cuestión adicional es que en papel no hay una forma fácil de gestionar
el acceso a materiales que por razones de seguridad, confidencialidad o
privacidad, tan sólo pueden ser consultados por algunos, a veces y con algún
contenido enmascarado. Como decíamos, en papel es muy difícil administrar el
control de acceso sin un análisis a nivel de unidad.
Por otra parte, con
el fin de afrontar el crecimiento incontrolado de los documentos en los años 40
y 50, los archiveros desarrollaron una metodología sistemática para la
valoración de documentos con “valor archivístico”. Esta metodología, que
aplicaba los denominados “criterios de selección”, distinguía entre valor
probatorio y valor informativo del documento y los identificaba, entre otras
cosas, con relación a la jerarquía administrativa que aseguraba tales valores
(Duranti, 1994). La necesidad de valoración de los documentos informáticos en
los años 70, puso de manifiesto la necesidad de adaptar esta metodología a las
nuevas circunstancias.
Dado que la mayoría
de los sistemas informáticos de los años 70 y 80 empleaban un ciclo secuencial
de tratamiento de la información, lo que permitía basar la valoración sobre el
que se denominaba fichero principal o master
file, que representaba el estado final de una elaboración de sistema. Si el
resultado de la valoración recomendaba su selección se denominaba fichero
histórico (Dollar, 1992).
El documento
electrónico de los 90 viene a agravar estos problemas. No tiene sentido hablar
de “fichero principal” al referirse al documento electrónico, ni siquiera tiene
sentido referirse al ciclo de vida informativo, los conceptos de instantaneidad
y multiplicidad, además de la continua variabilidad, hacen imposible aplicar
los métodos tradicionales de valoración para identificar documentos
electrónicos de valor permanente. El resultado, naturalmente, debe ser la
necesidad de formular nuevos criterios de selección y la modificación de los
focos de atención.
El impacto de la
tecnología de la información obliga, también, a repensar y modificar la función
de preservación como “conservación archivística permanente”. Con el tiempo, su
significado ha variado desde la acción para proporcionar estabilidad al
contenido del documento hasta la “permanencia” del objeto físico (O’Toole,
1989).
Las estrategias de
conservación tradicionales se fundan sobre la consideración de que, puesto que
existe un soporte físico que contiene la información, asegurando la
conservación del soporte, se garantiza que la información está siendo
conservada. Poner el acento sobre el soporte informativo ayuda bien poco a la
conservación del documento electrónico.
La adaptación tecnológica.
El sistema informático de cualquier organismo, en sus capas
administrativas, se puede considerar como un sistema de gestión electrónica de
documentos. Los sistemas de gestión electrónica de documentos son cada vez más
efectivos y posibilitan una gestión eficaz, pero tan sólo de aquellos
documentos que han sido creados como tales.. Algunas características
funcionales de estos sistemas (registro, acceso o recuperación) podrían
coincidir con las necesidades de un sistema de gestión de archivos, pero un
sistema de gestión de archivos debe permitir, además, como mínimo: determinar
un documento como documento de archivo, administrar el cuadro de clasificación,
controlar los periodos de retención y disposición...
La tendencia tecnológica actual, por lo menos en las empresas, es
integrar las funcionalidades de un sistema de gestión de archivos en el sistema
de gestión electrónica de documentos, bien utilizando aplicaciones diferentes o
bien añadiendo funciones propias de la gestión de documentos de archivo
(mediante módulos o adds-on) a sus sistemas.
Paradójicamente, la esencia de esta integración se basa en la
posibilidad de que no sea necesaria la intervención de un profesional de
archivo (sería el propio usuario, por ejemplo, el que crearía el
"perfil" del documento y el que determinaría su declaración como
registro), pero se construye sobre principios archivísticos tradicionales
(cuadros de clasificación, calendarios de disposición, etc.).
Los sistemas de gestión de archivo actuales posibilitan una
automatización muy rentable del sistema de archivo, de hecho algunos de ellos
han sido diseñados por profesionales de los archivos, pero la gestión de
aquellos registros electrónicos que desde un principio no han sido concebidos
como tales puede resultar impracticable.
Lo cierto es que, tanto con los sistemas de gestión de archivo
"tradicionales" como con los sistemas de gestión electrónica de documentos
adaptados, de muchas de las actividades a las que aludíamos al comienzo de este
trabajo es muy difícil mantener registro y, por otra parte, es muy complicado
que estos sistemas integren los principios y prácticas archivísticas
tradicionales y al mismo tiempo se enfrenten a estos "documentos". Y
es que el impacto del ciberespacio sobre los sistemas de gestión de archivos
es y será enorme.
Tanto a nivel teórico como de
herramientas tecnológicas, parece que existe un consenso sobre lo inadecuado de
considerar las cuestiones archivísticas al final del ciclo de vida de la
documentación. Para Hedstrom y Wallace (1999, p. 669): “la mayoría de los
archiveros están ahora de acuerdo en que las cuestiones del acceso y la
preservación futuras deben ser parte integral del diseño de las políticas y
sistemas de información. En teoría, la gestión de documentos y archivos, que
tradicionalmente ha sido tratada a posteriori, debe ser catapultada hacia las
consideraciones previas de diseño de políticas, sistemas y aplicaciones.”
LA RESPUESTA.
Lo que es evidente es que es
necesaria una respuesta que proporcione eficacia al tratamiento/gestión de los
registros electrónicos. En este sentido, muchos autores han expuesto la
necesidad de "reinventar" los archivos, no sólo en cuanto a sus prácticas,
también en su misma esencia. Esta "reinvención", además de basarse en
la justificación por el objetivo y no por la función, en la práctica,
necesariamente ha de fundamentarse en la intervención durante la fase de diseño
de sistemas.
La estrategia conceptual.
Es necesario adoptar una postura
de pensamiento estratégico en respuesta a la justificación profesional apoyada
en los métodos. "Cuando a los archiveros se les pregunta sobre cuál es el
propósito de los archivos, inevitablemente replican, en referencia a las cuatro
categorías de la actividad archivística, que el propósito de los archivos es
seleccionar, describir, conservar y proporcionar acceso a los registros. Pero
estas características en sí mismas son reflejos de métodos más que propósitos fundamentales.
Esta cuestión apoya las prácticas tradicionales, pero se basa en un enfoque de
«los métodos como justificación»" (Bearman, 1995, p. 389). El propio
Bearman (1995, p. 391) propone justificar la actividad de los archiveros como
la necesidad de "asegurar evidencia", evidencia que necesitan las
personas para establecer sus identidades y cumplir con sus obligaciones
sociales.
Importantes autores como Cook
(1997), Cox (1996), Dollar (1992) o Hedstrom (1995), han comenzado a formular
nuevas ideas. Influenciados por las ideas de David Bearman (1993, 1995, 1996)
estos autores, en términos generales, argumentan que los archiveros debieran
modificar su centro de atención, desde el contenido de un registro a su contexto;
desde el registro en sí mismo a la función de dicho registro; desde la
preservación y acceso hacia la intervención en el proceso de creación. Se trataría de una nueva tendencia, una actitud
estratégica, que algunos autores han denominado (de forma poco rigurosa) el
“nuevo paradigma” (Cook, 1994).
Como vemos, esta tendencia
teórica además de fundamentarse en el contexto y el entorno funcional, tendería
a magnificar la importancia de la valoración sobre el resto de funciones
archivísticas y podría no incluir la custodia física de los nuevos registros,
en cuyo caso los profesionales no necesitarían preservar, describir o
proporcionar acceso en una institución archivística. En definitiva, lo que
realmente es necesario, en opinión de estos autores, es plantear una estrategia.
REGISTRO ELECTRÓNICO COMO EVIDENCIA.
Este pensamiento estratégico ha
de partir de una nueva conceptualización de registro. En este sentido, un
registro debiera ser redefinido como algo con potencial de “evidencia” o
capacidad de “registro”. Los registros electrónicos son sólo aquellos que
presentan “evidencia” de transacciones. Los profesionales encargados de su
gestión deberían centrarse en la “evidencia no en la información”.
Al comentar las
conclusiones de un encuentro de trabajo sobre investigación en registros electrónicos
celebrado en Pittsburgh, en 1997, Bearman y Trant (1997), sostienen que el
consenso sobre el concepto de registro electrónico, puede incluir que:
1.
Los registros son evidencia de transacciones (relaciones de actos),
medios de acción e información sobre los actos.
2.
Los registros son conocidos por sus metadatos. Los enfoques manuales
han descubierto esto hace mucho tiempo.
3.
Los metadatos ideales de los registros pueden ser definidos desde la
compresión social del acto de registrar.
4.
Cualquier registro concreto será un registro mejor/peor (mayor/menor
riesgo) si tiene completos/incompletos sus metadatos.
5.
El metadato es sobre el contenido, contexto y estructura.
El
"records continuum".
Al igual que el records managment se fundamenta sobre el
concepto del “ciclo de vida de la documentación” (incluso la administración
tradicional de archivos se ha basado en dicho concepto para categorizar las
distintas instalaciones de archivo), el marco de trabajo sobre el que se
asienta este movimiento hacia la “reinvención” de los archivos (Bearman y
Hedstrom, 1993), puede ser el modelo conocido como records continuum.
El modelo del records continuum está construido sobre
la afirmación de que la gestión de el documento es un proceso continuo desde
el momento de creación. Los conceptos relativos a dicha gestión pertenecen a
cuatro dimensiones que no son relativas a la edad de los registros sino que
tienen que ver con el punto de vista del observador.
|
[Eje de Transaccionalidad]
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Causa
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Función
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Propósito
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[Eje de Responsabilidad]
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Dominio
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Organización
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Competencia
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[Eje de Gestión de
Documentos / Archivo]
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Archivo
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Sistema de Gestión de Documentos
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Registro
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Información
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Instrumento
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Acto
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[Eje de Evidencia]
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Memoria Colectiva
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Memoria Corporativa
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Evidencia
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Huella
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DIMENSIÓN ACONTECIMIENTO
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DIMENSIÓN DOCUMENTAL
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DIMENSIÓN RIESGO
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DIMENSIÓN SOCIAL
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Elaboración propia. Fuente: Bearman, 1996a
|
Para estos autores, el modelo tradicional del ciclo de vida obliga a centrar la energía
profesional en tareas que los
archiveros y los gestores de documentos desarrollan durante la vida del
registro, pero estas tareas no proporcionan valor añadido al registro. Por otra
parte, el tradicional “ciclo de vida”, sobre todo en el modelo norteamericano
de gestión de documentos, provoca una distinción fundamental entre las “vidas”
pre-archivística y archivística de un registro, lo cual es una concepción
errónea. En un records continuum un
registro no pasa por distintas fases de vida, tiene distintas características
teniendo en cuenta la dimensión en que se considere, como se puede observar en
la figura siguiente (Upward, 1997):
En el modelo continuum, el registro comienza a
existir en el momento de la transacción y requiere cuidados continuos desde
este momento hasta su disposición. El registro no pasa por distintas fases,
presenta distintas características de gestión como reflejo de su vida en
cuatro dimensiones:
·
La primera dimensión, a la que le corresponde el nombre “Dimensión
Acontecimiento”, consta del acto, la huella, el instrumento y la información.
En esta dimensión, la transacción aún no ha ocurrido.
·
La segunda dimensión, la “Dimensión Documental”, se caracteriza por
cuatro atributos: el acto inicial o causa de la transacción administrativa; la
huella se convierte en evidencia; el instrumento se transforma en competencia;
el dato llega a ser el registro. En esta dimensión, el acto es atestiguado por
el sistema y la transacción se convierte en evidencia.
·
La tercera dimensión, la “Dimensión Riesgo”, se caracteriza por la
función, la memoria corporativa, la organización y el sistema de gestión de
documentos. En esta dimensión, el registro es valorado por la organización y,
en consecuencia, conservado o destruido.
·
La cuarta o “Dimensión Social”, tiene los atributos de propósito,
memoria colectiva, dominio y archivo. En esta dimensión la sociedad proporciona
sentido y forma institucional a sus registros.
Los atributos se
relacionan entre sí siguiendo los radios o ejes, que han sido denominados: eje
de evidencia (huella, evidencia, memoria corporativa, memoria colectiva); eje
de transaccionalidad (acto, causa, función, propósito); eje de
responsabilidad (instrumento,
competencia, organización, dominio); y el eje de gestión de documentos/archivo
(dato, registro, sistema de gestión, archivo).
El records continuum es un marco conceptual
y pedagógico que puede ayudar a reunificar la gestión de documentos y el
archivo mediante su propio objetivo, el acontecimiento documentado. En este
sentido, puede dar apoyo a la cuestión del control de los registros y aborda
dicho control desde el mismo momento de su creación, en el contexto del
acontecimiento que da lugar al registro y sobre la organización o persona cuya
actividad está documentando. Este modelo sitúa, igualmente, las tareas de
gestión de documentos y archivísticas, desarrolladas por cualquier organización,
en el contexto de la sociedad como un todo y de la evidencia de un acto.
Mediante sus variadas dimensiones, proporciona una visión nueva de la
naturaleza de la actividad de gestión de documentos/archivo y sus propósitos
sociales (Bearman, 1996).
LOS OBJETIVOS.
De acuerdo con el objetivo
general de asegurar evidencia, Bearman (1995) propone como objetivos
específicos, necesarios para conseguir aquel, los de: crear evidencia,
identificar evidencia, documentar actividad, mantener evidencia y posibilitar
uso.
Crear evidencia
El equipo de estudio
sobre registros electrónicos de la Universidad de Pittsburgh, en sus “Functional Requirements for Evidence in
Recordkeeping”, afirma que es posible desarrollar diseños, implementaciones
y normas de sistemas que garanticen la creación de evidencia de todas las
transacciones (Bearman, 1994). El estudio de las correlaciones entre las buenas
prácticas al crear registros y la protección contra el riesgo (dicho riesgo
puede presentarse tanto por no tener determinados registros como por tener
otros), puede ayudar a la organización a adoptar políticas de personal que
aseguren garantía en la gestión. Publicitar los resultados positivos es una
forma de presión que incrementaría la inversión.
Identificar evidencia.
No es posible ver
los registros electrónicos excepto bajo control del software, pero “la
procedencia funcional de los registros puede ser explícitamente registrada como datos en el registro por el creador
del registro o el propio sistema; implicitada
en el diseño del sistema y revelada mediante análisis o por documentación
que muestra las relaciones estructurales entre modelos de datos; o asegurada mediante enlaces a la actividad
que los origina, que es representada como la fuente de los registros, o más
exactamente mediante el conocimiento del path
de la comunicación transaccional” (Bearman, 1992, p. 173). Cada uno de estos
tres centros de información de la procedencia funcional (datos de contenido,
datos de estructura y datos de contexto) proporcionan “documentación” de lo que
el propio Bearman (1992) denomina como “historicidad evidencial” y a su
identificación y control pueden ayudar los empleados individuales, el sistema
administrativo y la tecnología subyacente.
Es una cuestión
relevante de esta nueva postura estratégica el énfasis sobre la valoración y
sobre el hecho de que el único criterio relevante de la valoración pudiera ser
la función de los registros. Esto podría significar que no sería necesario
considerar el contenido de los registros a la hora de valorar y, de esta forma,
no sería necesario “ver” el registro durante el proceso de valoración
(Bearman, 1994, p. 36). “Podemos decidir en abstracto si una función genera un
registro que deberá ser retenido” (Bearman, 1995, p. 383). Los archiveros
deberían centrar el proceso de valoración “sobre la función o competencia que
produce los registros más que sobre los registros en sí mismos” (Dollar, 1992,
p. 58).
De este modo, los
procesos de valoración y selección no podrían desarrollarse sobre los
documentos cuando estos son inactivos, cuando llegan a los archivos, ni
siquiera cuando son registrados, sino antes de que sean creados.
El “dejar que sean
otros los que seleccionen” es una estrategia que podría devenir del
planteamiento de este objetivo, ya que la tecnología lo permitiría. Otras
opciones estratégicas serían no seleccionar (mantenerlo todo) o aplicar a la
selección las posibilidades de los metadatos.
Documentar actividad.
Si no es posible describir los registros mediante su análisis,
produciendo una representación de los mismos, es necesario encontrar la manera
en que los registros, o mejor dicho, las transacciones que representan, puedan
“describirse a sí mismas”.
Los datos necesarios para la documentación archivística deberían venir
impuestos por las necesidades de información para gestionar un archivo
(necesidades funcionales de una aplicación de sistema archivístico) o por la
información necesaria para asegurar la existencia de un registro
(requerimientos funcionales para la gestión de documentos), no únicamente por
las prácticas históricas (Bearman, 1995).
Es posible también desarrollar mecanismos, basados en objetos
informativos encapsulados construidos mediante categorías etiquetadas
(Vellucci, 1998), para identificar y salvar los datos necesarios para la
documentación del contexto de creación en los sistemas de control archivístico.
Esto podría querer decir que, aunque los registros siguieran siendo el foco de
la descripción, no sería necesario que los archiveros se ocupasen de dicha
descripción.
Mantener evidencia.
La conservación del
documento electrónico significa asegurar la legibilidad y la inteligibilidad
con el objeto de facilitar el acceso futuro a los datos.
El hecho de que sea fundamental asegurar que los registros de continuo
valor son cuidados e identificados como tales, no significa que otros no puedan
hacerlo (Bearman, 1995). Los archiveros en lugar de gastar energía y recursos
económicos en proporcionar cuidados para la custodia de los registros, se
podrían concentrar en desarrollar normas para cuidar y controlar a los
creadores de registros a los que les fuera permitido gestionar sus propios
registros (Hedstrom, 1993).
El hecho de muchos
registros electrónicos están siendo creados en entornos hardware y software
dependientes significa que sus “vestigios” no pueden ser fácilmente expresados
mediante una representación del conocimiento hardware y software independiente.
No se trataría de perder dichos “vestigios”, se trataría de adoptar como
principio que tales registros deberían migrar, en las agencias creadoras y
entre sistemas, bajo el control de los creadores de registros, con el fin de
preservar, de la mejor forma posible, las más significativas transacciones, el
mayor tiempo posible (Taylor, 1993).
Bearman (1987)
propuso, incluso, la conservación de hardware y software. No obstante,
Rothenberg (1999) rechaza la realización de copias en papel, la conservación de
hardware y software y la migración de los datos, para proponer, como la
solución menos mala, desarrollar software de “emulación”, que permita
reproducir las circunstancias exactas de contexto en que se produjeron las
distintas generaciones de registros.
Una estrategia
archivística podría ser hacer el mantenimiento de evidencia menos costosamente
que las alternativas (Dollar, 1990). En este sentido, es clave la noción de
que la preservación debe basarse en la idea de valor continuo, más que en la de
valor permanente (Dollar, 1992). Cuando se acepta que los registros deben ser
mantenidos como evidencia durante el periodo en que representan valor continuo,
es razonable pensar que se deberían desarrollar políticas de disposición o
expurgo basadas en la disminución de las necesidades de retención. Se trataría,
en términos generales, de hacer menos necesarios a los registros. Incluso las
necesidades legales de evidencia podrían ser satisfechas sin registros, dada
la enorme cantidad de documentación secundaria que será creada (Reed, 1994).
Posibilitar uso.
Desde esta
perspectiva, una cuestión esencial para el servicio de consulta archivística es
diseñar un servicio de consulta orientado a la demanda, que satisfaga las
expectativas de los investigadores y que difunda información registrada, no
únicamente documentos (Dollar, 1992). Un aspecto de esta estrategia debe ser el
empeño en “transformar los archivos desde instituciones de depósito hacia
estructuras de intermediación” (Bearman, 1989, p. 39).
La tecnología
electrónica es muy beneficiosa respecto a esto, ya que hace posible la
descripción a nivel de unidad (e incluso de elemento componente de unidad), y a
un coste no demasiado alto. También puede ser beneficiosa con relación al
control de acceso. Bearman (1996) propone utilizar metadatos, ya que los mismos
metadatos podrán autocontrolar el uso del registro.
Por otra parte,
centrarse en la evidencia ayuda a ver algunas tendencias sobre el uso que
pueden representar valor añadido. Por ejemplo, si el objetivo es hacer la
evidencia mas fácilmente disponible, es fundamental proporcionarla donde fuese
necesaria. El uso global de los registros debería mantenerse donde pudiese ser
facilitado, o pudiera estar disponible sobre las redes (Dollar, 1992). En este
sentido, las capacidades tecnológicas actuales apuntan hacia la posibilidad de
proporcionar los mismos registros, no representaciones, punteros o metadatos
que informan sobre ellos. Los archivos podrían considerar el establecimiento de
sitios ftp para servir los documentos electrónicamente a demanda. Por otra
parte, si es necesario multiplicar el uso, es importante establecer sistemas de
información en línea sobre los fondos archivísticos.
Es necesario, no obstante,
encontrar la forma de implementar estas ideas en el mundo real de los sistemas
de información y la tecnología de redes.
Los archiveros deberían, por ejemplo, determinar las maneras de influir en las
normas tecnológicas que apoyan los sistemas de información. Esta influencia
debería ejercitarse en la fase de diseño de sistemas, con el fin de conseguir
regular legislativamente las operaciones que tienen relación con la creación,
el uso, la difusión y preservación de la información (Hedstrom y Wallace,
1999). Las normas ofrecen a los archiveros un medio para estipular los
criterios archivísticos a respetar en dichos diseños para los documentos
electrónicos (criterios que serían, lo que Bearman «6» denomina
“requerimientos”).
La aplicación tecnológica.
Es necesario encontrar la manera en
que, mediante una valoración funcional apriorística, los registros puedan ser
autodescritos y autogestionados por el propio sistema. Las aplicaciones
desarrolladas hasta el momento, con mayor o menor éxito en su implementación,
utilizan para ello modelos metadatos, regulados por las normas rigurosas aludidas
en el párrafo anterior, que pueden ser integrados en el sistema.
En mayo de 1996 la Information
Management Standards and Practices División de los Archivos Nacionales de
Canadá diseñó una estrategia denominada Electronic
Work Environment (EWE). El modelo EWE requiere de las agencias la creación
de registros que documenten adecuadamente sus actividades y la seguridad de que
estos registros permanecerán disponibles, comprensibles y utilizables mientras
sean necesarios. Su principio básico es que: “la forma más efectiva de
gestionar registros en el EWE es incorporar las necesidades del recordkeeping en los diseños de los
procesos comerciales automatizados” (McDonald, 1997).
Fue desarrollado un prototipo para determinar el potencial de este
modelo. El interfaz del prototipo ha sido diseñado con una serie de iconos que
representan las actividades empresariales. Los registros son esencialmente
clasificados y sustancialmente autodescritos mediante la conexión a metadatos
en el momento de la creación (incluyendo detalles sobre sus funciones,
actividad, uso, antecendentes, estatus, entorno software, organismo, permisos,
retención y género o tipo (McDonald, 1997).
En 1996 vio la luz la primera norma nacional para la gestión de
registros electrónicos en Australia (AS-4390). La norma recomienda una
metodología para el diseño o rediseño de un sistema para la gestión de
registros que incluya esquemas para el control de registros (registro, clasificación,
indización y flujos de uso), decisiones de valoración para aquellos registros a
capturar por el sistema, determinación de su valor a largo plazo para obtener
programas de disposición y necesidades de almacenamiento para uso operativo y
mantenimiento a largo plazo. Se han realizado esfuerzos para desarrollar una
norma internacional en este sentido por parte de la ISO (International
Standards Organization). Los Australian
National Archives han adoptado explícitamente la metodología recomendada por
la AS-4390 (AS4390, 1996) en su política para la gestión de registros
electrónicos (Roberts, 1997).
El resultado ha sido el desarrollo del manual Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS, 1999).
La metodología DIRKS es un
proceso en ocho pasos que pueden usar las agencias para diseñar e implementar
sistemas de recordkeeping que
cumplan con la norma AS 4390. Dicha metodología ayuda a las agencias a:
·
comprender el contexto social, normativo y de negocio en el que operan
(paso A);
·
identificar sus necesidades para crear, controlar, recuperar y
disponer de registros (es decir, sus necesidades de recordkeeping) mediante un análisis de sus actividades de negocio y
factores medioambientales (pasos B y C);
·
evaluar hasta que punto las estrategias organizativas existentes (como
políticas, procedimientos y prácticas) satisfacen sus necesidades de recordkeeping (paso D);
·
rediseñar las estrategias existentes o diseñar nuevas estrategias para
tratar necesidades insatisfechas (pasos E y F); e
·
implementar, mantener y revisar estas estrategias (pasos G y H).
La metodología da lugar a varias
herramientas prácticas que sostienen una eficaz gestión:
·
cuadro de clasificación de competencias;
·
tesauro de funciones;
·
cuadros de disposición de registros basados en las funciones
(específicos y generales);
·
normas metadatos para el control y la recuperación de registros; y
·
productos software para la gestión de registros.
En definitiva, la metodología DIRKS permite a las agencias productoras
contribuir al diseño e implementación de sistemas mediante la concreción de las
necesidades funcionales a incorporar a tales sistemas a través de un conjunto
metadatos regulados por la Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth
Agencies (versión 1.0) (RKMS,
1999).
La primera parte de esta norma explica el
propósito y la importancia de aplicación del conjunto de metadatos normalizado
y detalla el alcance y las características de la norma. Dichas características
incluyen: flexibilidad de aplicación; repetibilidad de los elementos de datos;
extensibilidad para permitir la gestión de necesidades específicas; interoperatividad
entre sistemas; compatibilidad con normas metadatos relacionadas, incluyendo la
norma Australian Government Locator
Service (AGLS), derivada de Dublin
Core (DC, 2001); e interdependencia de los metadatos a nivel de
sub-elementos.
La segunda parte proporciona una detallada
descripción de los 20 elementos de datos (agente, gestión de derechos, título,
materia, descripción, lengua, relación, cobertura, función, fecha, tipo, nivel
de agrupación, formato, identificador de registro, historia de gestión,
historia de uso, historia de conservación, localización, disposición y autorización)
y 65 sub-elementos definiéndolos en relación a su propósito y fundamentación.
Para cada elemento y sub-elemento la norma proporciona indicación de su ámbito
de aplicación, obligatoriedad, condiciones de uso, valores asignados y
estructura aprobada.
Los elementos pueden ser divididos en seis
categorías, o niveles (registro, términos y condiciones, estructura, contexto,
contenido e historia de uso), que reflejan su función en la autenticación y la
gestión a largo plazo de los registros y que coinciden con el modelo de
referencia metadata desarrollado por la Universidad de Pittsburgh como parte de
sus Functional Requirements for Evidence
in Recordkeeping.
Muchas de las aplicaciones (o proyectos de aplicaciones) desarrolladas
hasta el momento podrían enmarcarse en una estrategia global que estaría muy
relacionada con lo que Bearman (1995) denomina “imponer requerimientos
funcionales para el recordkeeping”.
Efectivamente, en el marco del Electronic
Records Project de la Universidad de Pittsburgh, dirigido por Bearman, y
concluido en 1996 (PERP, 2001), fueron definidos los ya citados “Functional Requirements for Evidence in
Recordkeeping”, que pueden ser traducidos a especificaciones formales para
sistemas de gestión de documentos.
|
Traducción de los Functional
Requirements for Evidence in Recordkeeping del proyecto de la
Universidad de Pittsburgh
|
Estas especificaciones son satisfechas por metadatos concretos
introducidos en y mantenidos por los sistemas, y son asignados a o conectados a
los registros (Bantin, 1998). La especificación de estos requerimientos
funcionales, expresada en “reglas de producción” o definiciones lógicas de
atributos simples observables, concreta veinte propiedades que han sido
identificadas en la sociedad como propiedades fundamentales de los registros.
|
Parte de las reglas de
producción del Pittsburgh Electronic
Record Project de la Universidad de Pittsburgh, que
"traducen" las necesidades funcionales utilizando SGML (PERP,
2000)
|
Las características necesarias y suficientes para los datos que
pretenden ser registros se concretan en un conjunto de metadatos que, cuando
están presentes, satisfacen la especificación. Si estos metadatos están
indisolublemente conectados a, y retenidos con, los datos asociados con cada
transacción administrativa, estará garantizado que el objeto de datos será
utilizable con el tiempo, accesible sólo bajo los términos y condiciones
establecidas por sus creadores, y tendrá las propiedades requeridas para ser
considerado como evidencia (Bearman, 1996).
Para implementar los requerimientos funcionales es necesaria una norma
técnica rigurosa. En este proyecto se desarrolló dicha norma y se denominó “Reference Model for Business Acceptable
Communications” (abreviada como BAC). Este modelo de referencia intenta
regular los requerimientos a través de una estructura general de objetos
metadata encapsulados (metadata
encapsulated objects –MEO-), que corresponderían al modelo de metadatos
incrustados considerado por Weibel (1997), agrupando estas categorías de
metadatos y elementos para conseguir modularidad funcional y organizándolos en
los seis niveles cluster
anteriormente citados, que permiten desarrollar el proceso técnico (PERP,
2001).
|
Especificaciones
metadata de la Universidad de Pittsburgh, derivadas de las necesidades
funcionales y reguladas por la norma BAC
(PERP, 2000)
|
Cuando un usuario genera una
"Business Acceptable Communication",
consistente en contenido encapsulado por todos los metadatos necesarios para
asegurar su integridad y longevidad, el registro es separado del entorno de
aplicación del sistema y enviado a un sistema de recordkeeping independiente o a un nivel de Application Platform Interface de servicio de recordkeeping donde sería mantenido intacto. Esto significa que los
diseñadores del sistema necesitan construir "detectores" con los que
capturar los resultados de las transacciones administrativas junto a los
metadatos necesarios para "asegurar la evidencia".
Es posible desarrollar sistemas
para la captura "automática" de registros. Como en el caso del
entorno EWE comentado, se trataría de proporcionar mediante el interfaz de
usuario iconos que representen las tareas administrativas, basados en modelos
de procesos de datos y reglas administrativas de la organización, en lugar de
iconos que representen a las aplicaciones software. La selección por parte del
usuario de tareas asignaría metadatos a los objetos creados por la aplicación.
Para salvar los registros de un sistema propietario y para capturar
todos los metadatos relevantes, Bearman (1996) propone utilizar una norma de
aceptación general como SGML (Standard
Generalized Markup Language) y el desarrollo de una DTD (Document Type Definition) que refleje la
estructura general de objetos metadata encapsulados que presenta el Reference Model for Business Acceptable
Communications. Basar la estructuración lógica de este modelo en una DTD
SGML, es una elección adecuada, ya que la norma puede ser referenciada en los
metadatos, de manera que el contenido de los datos puede ser accesible
conociendo la norma. Esta opción presenta una doble ventaja, consistencia de
las definiciones y facilidad para la “migrabilidad”.
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